Bij ons bepalen de collega’s je loon. 2.0

Lang, lang geleden….was er een Qframe waar het loon van iedere Qframer bepaald werd door de zaakvoerder. Qframe groeide door de jaren heen en na een tijdje was het niet meer haalbaar voor de zaakvoerder om nog correct overzicht te behouden over de prestaties van de medewerkers gedurende het jaar, laat staan het correct bepalen van hun lonen.

In 2015 wilden we daar verandering in brengen en startten we het avontuur naar een correctere manier van verlonen gebaseerd op 360° feedback loops. Met als uiteindelijke doel: verlonen naar meerwaarde en niet meer op het gevoel. We gingen aan de slag met het opstellen van de evaluatieformulieren voor alle rollen binnen Qframe door de mensen die deze rol ook effectief uitvoeren. Medewerkers kozen een 5-tal co-workers of mensen bij de klant uit met de vraag om hen te evalueren, belangrijk is uiteraard dat evaluator en geëvalueerde nauw samenwerken. Onze zaakvoerder zorgde voor een een koppeling van de scores met marktconforme lonen. Eindelijk! Ons nieuwe evaluatiesysteem was geboren! Maar… HR haalde zich met deze manier van verlonen veel extra werk op de hals; de evaluatieformulieren bestonden uit spreadsheets die iedere evaluator individueel in zijn mailbox ontving, deze werden na het invullen opnieuw teruggestuurd naar HR en door hen geconsolideerd tot 1 score. Als je weet dat iedere Qframer 5 evaluatoren koos en Qframe toen een 35-tal medewerkers telde dan weet je meteen dat we hier even zoet mee waren.

We besloten op zoek te gaan naar een evaluatietool om dit proces te automatiseren maar kwamen van een kale reis terug. Geen enkele tool voldeed aan onze eisen. De standaard tools boden ons te weinig mogelijkheden om de vragen binnen de evaluaties volledig op maat in te stellen op basis van de rollen die we bij Qframe terugvinden.

Uiteindelijk kozen we ervoor om onze tool zelf te bouwen, we zijn tenslotte een softwarebedrijf 🙂 . In 2017 gingen we van start met onze eigen tool, mét succes! De eerste Qframe evaluatietool was een feit!

Het proces an sich – jaarlijks evalueren op basis van je rol(len) bleef bestaan en ook de koppeling met loon werd behouden. Meer weten? Deze blogpost geeft onze aanpak van toen goed weer.

Maar stilstaan is achteruit gaan zeggen ze en ook met dit proces is dat niet anders… we begonnen op te merken dat de evaluatie op basis van afgebakende rol(len) toch niet helemaal strookte met de praktijk en de uitvoering van onze mensen in de teams. Time for change!

Draagvlak is belangrijk en zeker als het gaat over correct evalueren en nog meer wanneer ook jouw loon daarvan afhangt. In 2021 hebben we een Qframe werkgroep  opgestart om te bekijken welke noden er waren. Een resem aan verbeterpunten werd opgesomd en ons intern development team ging aan de slag!

Het is onze jaarlijkse gewoonte om in april te starten met de evaluaties en uiteindelijk in juni onze loonsgesprekken eraan te koppelen. Die deadline hebben we gehaald, evaluatietool 2.0 is er klaar voor! Wat zijn de nieuwigheden?

• We besloten mensen niet meer te evalueren op de afgebakende rol(len) die ze opnemen binnen hun team maar op de taken/verantwoordelijkheden die zich binnen deze rol bevinden. Wat ons betreft sluit dit beter aan bij de realiteit. Vb. Een developer die naast zijn ontwikkelwerk ook scrum ceremonies plant en leidt zal vanaf nu enkel op deze verantwoordelijkheden beoordeeld worden. Waar vroeger dezelfde developer op de volledige rol van developer en scrum master beoordeeld werd. Onze initiële aanpak strookte namelijk niet volledig met de werkelijkheid- want in bovenstaand voorbeeld nam de developer niet alle taken van de scrum master rol op. In onze eerste versie van de evaluatietool voegden we om die reden de checkbox ‘niet van toepassing’ toe die je kon aanvinken in dergelijke situaties maar dit volstond niet. Er ontstonden misinterpretaties over wie juist welke verantwoordelijkheden had met frustraties tot gevolg. Door op voorhand de verantwoordelijkheden binnen de verschillende rollen correct te verdelen zou dit verholpen moeten zijn. Mensen engageren zich voor bepaalde verantwoordelijkheden binnen één of meerdere rollen en worden enkel daarop geëvalueerd.

• Waar vroeger evaluatievragen beoordeeld werden met een score van 1 tot 3 is er vandaag meer nuance mogelijk. We kozen voor een slider met een waarde tussen 0 en 100 waar we enkele ijkpunten aan toevoegden.
• De afgelopen jaren liet iedereen via mail weten wie door wie beoordeeld wil en mag worden. Vanaf heden gooien we dit overboord, dit gebeurt nu volledig automatisch. Iedereen binnen het team die iemand kan evalueren zal ook bevraagd worden en dit door één druk op de knop. Handig toch?

Kortom, onze evaluatietool 2.0 zou een correctere weergave moeten zijn van welke meerwaarde onze mensen hebben binnen een team. We staan aan de vooravond van de lancering, de lessons learned zullen dus pas in de zomer duidelijk worden. Maar we hebben er alvast een goed gevoel bij dat deze aanpak nog eerlijker en realistischer is.

En een volgende feature ligt al op de plank… de medewerkers zijn vragende partij om niet eenmalig, jaarlijks, een berg aan evaluties in te vullen maar deze te spreiden door wekelijks via een app een aantal vragen te beantwoorden. Dit zorgt voor een betere spreiding van de effort die nodig is om de evaluaties in te vullen en geeft wellicht ook een consistenter beeld dan een éénmalige bevraging.., iedereen heeft wel eens een betere en slechtere periode, het zou goed zijn het geheel te aanschouwen en beoordelen.

En zo blijven we sleutelen aan een voor Qframe belangrijk topic: meten van ieders meerwaarde om zo een correcte prijszetting naar onze klanten te garanderen maar ook onze mensen correct te kunnen verlonen. Dit kadert binnen de duurzame samenwerking die wij willen onderhouden met al onze stakeholders.
To be continued!