Chief Happiness Officer – De Tinkerbell van de organisatie?

Chief Happiness Officer ofte CHO, een titel die we de laatste jaren wat meer zien verschijnen en die benadrukt dat er wordt gewerkt aan het welzijn van de medewerkers binnen dat bedrijf. Al gok ik dat er in de bedrijven waar we die titel niet zien verschijnen ook wordt gewerkt aan het (werk)geluk van de mensen :-).
Binnen Qframe hebben we 2 Chief Happiness Officers die zich samen met de andere collega’s buigen over dit welzijn. Want zo’n grote verantwoordelijkheid trek je niet alleen,  maar in samenwerking met anderen. Naast de taak van CHO nemen wij ook nog andere taken op die minder rechtstreeks zorgen voor het welzijn maar uiteraard een meerwaarde betekenen voor het bedrijf. Zo is mijn collega Katleen daarnaast ook accountmanager en ben ikzelf actief bezig met het werven van nieuwe collega’s.

In deze blogpost wil ik jullie laten kennismaken met onze aanpak en de tools die wij gebruiken om het geluk van onze medewerkers te verhogen binnen ons softwarebedrijf dat werkt met vaste projectteams.

Als recruiter start mijn taak als CHO al vanaf het eerste contact met de kandidaat, voor er zelfs maar sprake is van een mogelijke aanwerving.
In de IT sector is het eerder regel dan uitzondering dat we nieuwe collega’s gaan hunten. Hoe kan je je gaan onderscheiden van de andere recruiters op de markt? Wel, zorg voor een persoonlijke aanpak met een degelijke omschrijving van het project waarvoor je een nieuwe collega zoekt.
Ook tijdens die eerste gesprekken is het van groot belang dat dit geen eenzijdige screening is maar dat je potentiële nieuwe collega een goed zicht krijgt op het toekomstig takenpakket en de collega’s waar hij of zij mee zou samenwerken.
Om die reden laten we onze kandidaat tijdens het sollicitatieproces al eens samenzitten met de collega’s van het team waar hij of zij zou terecht komen. Mapt die nieuwe collega ook met de bedrijfscultuur en de corporate values? Niet onbelangrijk want anders loopt het al snel mis. Door een degelijke screening voorkom je mismatchen met een hoog verloop en de bijkomende negatieve sfeer binnen het bedrijf als gevolg.

Zorg voor elkaar

Zoals ik reeds vertelde werken we met vaste, geoliede softwareteams. In ieder team bevindt er zich een Scrum Master die ervoor zorgt dat de impediments binnen dat team worden weggewerkt. Om de vinger aan de pols te houden plannen onze scrum masters regelmatig one-on-ones met hun teamleden om te polsen naar hun individueel welbevinden alsook de samenwerking met het team. Ook de jaarlijkse evaluaties en het bijhorende groeiplan wordt door deze scrum master besproken en opgevolgd.

Toch merken we dat dit niet voor iedere collega volstaat. Soms zijn er issues die moeilijk bespreekbaar zijn binnen het team. Mocht dat voorkomen dan kan de medewerker steeds terecht bij de CHO die dan als vertrouwenspersoon fungeert.

Als CHO hebben we een coaching achtergrond die van pas komt om zo’n diepgaande en moeilijke gesprekken te trekken wat er tegelijk voor zorgt dat wij de sparringspartner kunnen zijn voor onze Scrum Masters. Op regelmatige basis organiseren we ook coaching opleidingen voor onze SM’s.

Over doorgroeien en talenten…

Wanneer voelen medewerkers zich gelukkig? Als ze naast voldoende uitdagingen en doorgroeimogelijkheden werken in een bedrijf waar ze zichzelf kunnen zijn, gewaardeerd worden en ingezet worden op hun talenten.
Door te werken met zelfsturende teams geven we aan ieder de mogelijkheid om zijn of haar rol zoveel mogelijk zelf samen te stellen op basis van hun voorkeuren en talenten. Dat maakt dat een developer eveneens de rol van functioneel analist kan vervullen of dat onze project manager daarnaast teambuilding events zal organiseren.
Mensen die de mogelijkheid hebben om te blijven leren en zich kunnen inzetten op zelfontwikkeling zijn ook vaak gelukkiger. Enkele jaren geleden hebben we daarom een stevig jaarlijks opleidingsbudget ingevoerd dat zeer laagdrempelig kan ingezet worden voor externe trainings, seminaries etc… Maar naast externe opleiding kan ook coaching on the job het antwoord bieden op de uitdaging waarnaar je medewerker op zoek is. Beide opties sluiten elkaar niet uit maar kunnen een aanvulling zijn op de noden.
Een collega die voldoening haalt uit zijn job en kan blijven groeien zal ook minder geneigd zijn om op zoek te gaan naar ‘daar waar het gras groener is’. Daarnaast wordt er nieuwe kennis opgebouwd die waardevol is voor het bedrijf.

Om je verder te kunnen ontplooien is het belangrijk om kennis te maken met je blinde vlekken. Samen zorgen we ervoor dat deze zichtbaar en bespreekbaar worden gemaakt. Die inzichten verkrijgen in een sfeer van vertrouwen en respect is belangrijk. Gebeurt dat niet in dergelijke omgeving dan zal de feedback wellicht ook niet ter harte worden genomen. Een transparante cultuur waar feedback geven en ontvangen een onderdeel van de bedrijfscultuur geworden is maakt dat je mogelijke blinde vlekken (sneller) naar boven komen.
Een knap hulpmiddel dat wij  een 7 jaar geleden introduceerden is het 360° feedbacksysteem dat wij jaarlijks in het voorjaar opstarten. Bij ons zijn de evaluaties rechtstreeks gekoppeld aan een mogelijke loonsverhoging maar dat is geen must. Op regelmatige basis evalueren we of de evaluatieformulieren nog voldoen, indien dat niet het geval is zorgen we voor de nodige aanpassingen. Het evaluatieproces wordt dus continu geoptimaliseerd.

Onze softwareteams werken vaak jarenlang aan eenzelfde project, dat zorgt voor geoliede teams en stabiliteit maar maakt dat – voornamelijk – onze technische mensen op termijn toe zijn aan nieuwe technische uitdagingen. Als die vraag er komt dan starten we intern een (re)allocatietraject op om te kijken naar de juiste fit binnen een ander team. Belangrijk blijft dat dit op vraag is van de medewerker zelf en dat beide teams (het oude en het nieuwe team) zich kunnen vinden in de mogelijke switch.

Werken in een sfeer van vertrouwen & respect

Om de verbinding binnen de teams te optimaliseren en zaken bespreekbaar te maken maken we gebruik van Insights Discovery en ‘The 5 dysfunctions of a team’.
Insights is een goede tool om persoonlijkheden in kaart te brengen en mildheid te creëren voor karaktereigenschappen die tegenovergesteld zijn aan die van jou. Binnen onze teams leeft dat echt! Wanneer die ene chaotische collega opnieuw een meeting vergeet in te plannen dan wordt er al eens lachend verwezen naar zijn of haar gele energie.
The 5 dysfunctions of a team is dan weer een prachtige manier om het vertrouwen binnen het team naar een hoger niveau te brengen en onuitgesproken conflicten binnen het team bespreekbaar te maken.

Als CHO nemen wij de lead in het uitrollen van beide trajecten binnen onze teams.

Voel je betrokken

Een bedrijf waar je gehoord wordt en waar jouw mening telt, waar je geen nummer bent maar echt mee kan trekken aan die kar. Is dat ook niet een mogelijke definitie van werkgeluk? Een vlakke structuur kan daarbij helpen, waar iedereen gelijk is ongeacht de rol die men uitvoert.
Wil je nog een stapje verder gaan en je medewerkers ownership geven om zelf nieuwe ideeën te realiseren dan is het framework van ‘Sociocracy 3.0’ een goede basis!
Aan de hand van makkelijke proposal formats kan iedere werknemer zijn idee lanceren en aftoetsen bij de collega’s, of je nu voorstander bent van andere koffie binnen het bedrijf of strategische wijzigingen wil opperen, dat kan!
Het maakt het niet alleen makkelijk om je idee voor te leggen aan de collega’s maar ook de beslissingsprocedure wordt kort en laagdrempelig gehouden. Nadien kan je meteen aan de slag.

Dit zijn alvast mooie stappen die we namen om de betrokkenheid van de medewerkers te verhogen en die zeker hun vruchten afwerpen. Want we trekken samen aan die kar!
Een volgende stap die we overwegen is ervoor zorgen dat de medewerkers zich mede-eigenaar kunnen voelen van het bedrijf. Een participatieve onderneming waar medewerkers aandelen kunnen verkrijgen kan hierop een antwoord bieden. Andere bedrijven gingen ons reeds voor en ervaren dat deze aanpak leidt tot een verhoogde betrokkenheid en motivatie door het ontstaan van een gemeenschappelijk belang.
Op 29 september organiseren we hierover bovendien een webinar met Geert Janssens, hoofdeconoom bij Etion, die over dit onderwerp een boek schreef ‘Iedereen eigenaar’. Misschien ontmoeten we elkaar daar? Inschrijven kan via Eventbrite.

Tot slot… het draait niet alleen om werken en bijleren want je collega’s écht leren kennen is minstens even belangrijk. De bedrijfskoelkast vullen met frisse pinten, zodat er na de werkuren nog even kan nagepraat worden of een coachinggesprekje voeren op een zonnig terras, ook dat draagt bij aan je goed voelen op de werkvloer.
De kers op de taart zijn dan de events waar het eens niet draait rond het werk maar waar je je collega’s echt leert kennen waardoor er soms ijzersterke vriendschapsbanden ontstaan.

Zo organiseren wij jaarlijks een tweedaags bootcamp waar we bijvoorbeeld ‘De Mol’ spelen of een spannende Escape experience. Ook het noorderlicht in Lapland konden we met z’n allen aanschouwen. Mooie herinneringen die we nooit zullen vergeten en waar we nu – 4 jaar later- nog over napraten. Momenten van onschatbare waarde.

We zetten dus alles op alles zodat onze mensen elkaar ‘echt’ leren kennen en niet alleen als ‘de collega’ waarmee je op project zit.

Kortom… de Chief Happiness Officer(s) bij ons zetten een framework op dat de basis is om het werkgeluk te verhogen maar uiteraard verspreiden zij dat niet ‘Tinkerbell gewijs’ over het bedrijf,  het is een verantwoordelijkheid van ons allen.

Misschien ben jij ook een CHO en heb je een andere kijk op de zaak? Of wil je eens sparren over bovenstaande topics? Laat het dan zeker weten en dan maken we graag kennis!