Scrum Master, Teambuilder of Agile Coach?

Onze kijk op de rol van Scrum Master binnen onze software teams.

Een 7-tal jaar geleden evolueerden wij van een IT-bodyshopping bedrijf naar een bedrijf met een TaaS aanpak ofte ‘team as a service’. Die switch kwam natuurlijk niet zomaar uit de lucht vallen. Een aantal negatieve ervaringen uit het verleden gecombineerd met onze nooit aflatende drive om het beter te doen en meer meerwaarde te leveren deed ons realiseren dat het tijd was om een andere weg in te slaan.
Zoals elke beslissing die we binnen Qframe nemen werd ook dit idee grondig uitgewerkt en afgestemd met de collega’s. Na rijp beraad besloten we om gestaag over te schakelen naar een volledige projectaanpak met geoliede Qframe teams.
Vandaag hebben we 6 vaste teams die bij onze klanten projecten aanpakken van A tot Z.
Wij zien een groot aantal voordelen verbonden aan deze aanpak voor zowel onze klanten als onze medewerkers:

• Teams ‘as a Service’, what’s in a name: we ontzorgen onze klant, de hele weg van analyse tot en met oplevering, en ook daarna; want een applicatie is nooit af, er is altijd support nodig en er komen volgende fases met kleinere en grotere aanpassingen/uitbreidingen.

• Als klant raak je niet verstrikt in de werving en selectie/ recruitment mallemolen op de huidige arbeidsmarkt. En als medewerker hoef je na afloop van je project niet (opnieuw) op ‘auditie’ bij potentiële klanten, want wij stellen zelf onze teams samen.

• Onze focus ligt op het opzetten van performante teams. Daarom is het nodig dat onze werknemers ‘cutting edge’ zijn, en blijven. Dit doen we door onder andere jaarlijks een stevig opleidingsbudget te voorzien voor onze medewerkers. Hierdoor zorgen we ervoor dat onze mensen bijblijven en dat onze klant een team van experten krijgt die continu verder groeien.

• Onze klant krijgt een geolied team van mensen die goed op elkaar zijn ingespeeld omdat ze al eerder projecten gerealiseerd en successen gedeeld hebben. Iedereen weet wat ze aan elkaar hebben en hoe met elkaar om te gaan … ook op een maandagmorgen. Ieder team volgt ook de Qframe projectaanpak met daarin een duidelijke taak- en rolverdeling om tot een goed project te komen. Zo nemen zij een vliegende start en bieden onze teams instant een hogere efficiëntie dan een heterogene verzameling van ad hoc bij elkaar gezochte mensen met verschillende kaders en manieren van werken. Onze collega’s werken samen met mensen die ze door en door kennen. Om mildheid te creëren voor ieders persoonlijkheid en specifieke karaktertrekken krijgt iedere Qframer ook zijn eigen persoonlijkheidsprofiel op basis van Insights en een Insights training. De inzichten tijdens deze training zorgen ervoor dat we leren omgaan met de minder leuke eigenschappen van onze teamleden of wanneer we onze ochtendkoffie nog niet te pakken kregen ;-).

Meer dan 7 jaar geleden bestond Qframe voornamelijk uit technische mensen: .NET developers en architecten die er op consultancy basis op uittrokken en het team bij een klant vervoegden. Een sterk team bestaat echter niet alleen uit technische power maar vraagt ook om andere skills die nodig zijn voor een goed verloop van het project. Denk oa.aan het uitwerken van de analyse, de opvolging van het budget, het bewaken van de timing zodat de deadline niet in gedrang komt maar ook het bewaken van het proces an sich… de ‘super’-rol ‘projectverantwoordelijke’ werd geboren!

En die projectverantwoordelijken kregen een stevig takenpakket: ze namen de rollen op van scrum master, analist, projectmanager én tester … alle niet-technische rollen dus. In die tijd een uitdaging maar nog net behapbaar omwille van de grootte van onze toenmalige teams en projecten.
Vandaag is dat anders, de teams zijn groter evenals de projecten en ook de complexiteit neemt toe waardoor onze mensen nu geëvolueerd zijn naar de afgebakende rollen van scrum master óf analist óf projectmanager óf tester, maar niet meer allemaal tegelijk.

Exit projectverantwoordelijke?

Volgens ons een logische evolutie want van nature heb je meestal een voorkeur voor 1(of 2) van deze 4 rollen. De skills die je nodig hebt als bv. analist zijn daarom niet meteen de skills die je verwacht bij een scrum master.En we gaan nog verder in de verfijning van onze rollen: laat het ons even hebben over die scrum master…. Iedereen die reeds op een agile manier werkt of heeft gewerkt kwam mogelijks al in aanraking met de scrum master rol die meestal op deze manier omschreven wordt:

1. Als scrum master behoort het tot jouw taken dat de rollen en verantwoordelijkheden binnen je team duidelijk zijn gekend en verdeeld.
2. Een scrum master organiseert en faciliteert de scrum ceremonies.
3. Een goede scrum master coacht zijn team/teamleden.
4. Als scrum master ruim je grotere obstakels weg voor teamleden.

Een scrum master ontzorgt het team zodat zij zich kunnen focussen op wat echt belangrijk is, namelijk het project tot een goed einde brengen.
Onze scrum masters die vanuit die subrol de scrum master activiteiten opnemen zijn sterk in het organiseren en faciliteren van de scrum ceremonies en in het bewaken van het proces zodat rollen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn maar voor topic 3. en 4. – het interrelationele en intermenselijke aspect – deden we tot 2020 beroep op onze eigen, niet team-gebonden, personal coaches. Een kleine historiek:

Tot 2020 had iedere collega een eigen personal coach en zo liepen er 6 stuks rond binnen Qframe. Die personal coaches waren collega’s met ervaring in het veld of ervaring in coaching. De personal coach volgde het groeitraject op van zijn of haar coachees, maar fungeerde ook als vertrouwenspersoon. Het kwam voor dat binnen één team ieder teamlid door een andere personal coach begeleid werd.
Op regelmatige basis spraken coach en coachee met elkaar af om het groeipad van de coachee op te volgen of om mogelijke issues te bespreken.
Het gebeurde meermaals dat een coachee een onopgelost conflict met één van de teamleden ter sprake bracht. Coach A van persoon X ging dan samen met coach B van persoon Y samenzitten om nadien X & Y samen te brengen en de lucht te klaren. In de praktijk was dit erg omslachtig, vaak waren de muggen al een olifant tegen de tijd dat de coaches ingrepen en bleven we dus achter de feiten aanhollen.

Hello Teambuilder!

Om dit proces te verbeteren introduceerden we eind 2020 de teambuilder rol. De teambuilder is zowat het 6^de zintuig van het team:

“Je zorgt ervoor dat impediments, die een vlotte werking van je team kunnen verhinderen, opgelost geraken. En dit zowel binnen als buiten je team. Zelfs gevoelige menselijke obstakels weet je te ontmijnen. Je waakt over de sfeer binnen jouw team en koppelt daar de juiste acties aan. Daarnaast weet je hoe je draagvlak kan creëren voor verbeteringen en veranderingen die de maturiteit in jouw team versterken. Je bespreekt jaarlijks met je teamleden hun evaluatie en werkt samen met hen een mogelijk groeitraject uit.”

De teambuilder focust zich op de goede sfeer binnen het team, het welbevinden van zijn collega’s door oa. het wegwerken van obstakels en het opvolgen van ieders individuele groeipad. “Dat is toch een deel van de scrum master rol”, hoor ik je denken. En dat klopt! Met net dat extra vleugje aandacht voor het intermenselijke: je bent oprecht bezorgd en wil écht de vertrouwenspersoon zijn voor je collega’s. Mensen kampen soms met gevoelige problemen op privé of professioneel vlak waardoor je enkel door gericht vragen te stellen de situatie kan uitpluizen. Een uitdagende rol die enkel juist kan opgenomen worden met de nodige dosis empathie en interesse in mensen om hun zelfs in de moeilijkste situaties te ondersteunen. Vandaag wordt de scrum master rol binnen Qframe meestal verdeeld over een aantal mensen/subrollen:

• De teambuilder: het 6^de zintuig van het team, vertrouwenspersoon voor zijn teamleden en ontmijnt mogelijke obstakels.
• De procesbewaker: zorgt ervoor dat de rollen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn en bewaakt alsdusdanig het proces.
• De ceremoniemeester: plant, organiseert en faciliteert de scrum ceremonies.
  

Onze switch van individuele consultancy naar een teamwerking met uitgewerkte projectaanpak maakt dat we constant willen en moeten verbeteren omdat we willen bijleren uit situaties waar we tegenaan lopen. Dat onze mensen zich goed voelen in de teams is dan ook uitermate belangrijk om onze projectaanpak te laten slagen. Kortom, dit proces is continu in beweging. Een scrum master die van alle markten thuis is, is dan ook erg belangrijk om een vlotte teamwerking te kunnen garanderen.

Misschien herken je jezelf wel in de skills hierboven omschreven? Interessant! Want dan vertel ik je graag dat wij vandaag voor het eerst op zoek gaan naar onze eerste dedicated scrum master, iemand die een kei is in bovenstaande 3 subrollen. Deze man/vrouw staat in voor het begeleiden van onze Qframe teams met elk hun eigenheid en uitdagingen. Idealiter coacht en ondersteunt onze nieuwe collega ook de andere scrum masters waar nodig. De vacature kan je hier lezen: https://qframe.be/vacatures/scrum-master/
Mocht je zelf inzichten of ervaringen willen delen omtrent dit topic of wil je samenwerken?
Laat dan zeker van je horen!