Vast budget, flexibele scope

De formule ‘vaste prijs, dynamische scope’ is een manier van samenwerken en opleveren in een complexer IT project. Dit model sluit perfect aan bij de Qframe projectaanpak waarin we intens samenwerken in een sfeer van vertrouwen en transparantie, en openstaan voor voortschrijdend inzicht en flexibiliteit zonder wurgende contractregeltjes of discussies over change requests.

Deze vorm van samenwerken biedt de flexibiliteit om prioriteiten tijdens het project te wijzigen en nieuwe functionaliteiten en inzichten toe te voegen aan het project en andere stories te verlagen in prio of te schrappen uit de backlog, zonder verstikkende procedures en regels. De scope varieert dus in de loop van het project (‘flexibele scope’). Zo kan het voortschrijdend inzicht, dat eigen is aan een complexer software project, meegenomen worden binnen het beschikbare budget. Het doel is om op het einde van het project de functionaliteiten met de hoogste business value op te leveren, en dit volgens de inzichten die verkregen zijn tijdens het project.

In de praktijk krijgt deze werkwijze vorm in de product backlog en de manier van opstellen en inschatten hiervan. Op basis van de afgewerkte stories en het resterende budget kan er ingeschat worden welke functionaliteiten er nog binnen het budget zouden passen. Als er een story met hogere waarde/prioriteit wordt toegevoegd, ziet de product owner welke functionaliteiten er door deze wijziging misschien buiten het beschikbare budget zouden vallen door deze toevoeging. Of indien nodig, kan er toch budget worden bij gezocht.

De formule ‘Vast budget, flexibele scope’ heeft een aantal interessante voordelen:

• Het ‘vast budget’ zorgt ervoor dat er een zekerheid/grens is wat budget betreft, en dat er bewust omgegaan wordt met de scope in functie van dat budget.
• De flexibele scope biedt de nodige flexibiliteit binnen het project. We geven uiteraard wel de garantie dat de opgeleverde applicatie op het einde de grootst mogelijke meerwaarde biedt voor de klant. Maar de scope kan dus wel variëren door de wet van het voortschrijdend inzicht.
• Als klant kan je opteren om een aantal taken van het project zelf uit te voeren, waardoor budget kan vrijkomen voor extra business value.
• We rekenen tevens een contingency fee in om om te gaan met onvoorziene omstandigheden. Vaak is dit 20% van het budget of meer afhankelijk van de risico’s die we op het project spotten. De bedoeling is om een zo realistisch mogelijk budget in te schatten en we weten dat die onvoorziene omstandigheden en het voortschrijdend inzicht toch onvermijdelijk optreden. Beter er dan ook rekening mee te houden en er niet blind voor te zijn.
• Aangezien er geen vaste scope is, geeft dit ook de mogelijkheid om het project vroeger af te ronden en in productie te stellen dan voorzien. Het gebeurt in de praktijk dat alle gewenste functionaliteiten geïmplementeerd, getest en goedgekeurd zijn, terwijl het voorziene projectbudget nog niet opgebruikt is. Het kan dus in de praktijk ook gebeuren dat de applicatie goedkoper uitkomt dan gepland. Toegegeven, dat gebeurt niet vaak …

Belangrijk binnen de keuze van een samenwerkingsmodel is rekening te houden met de kwaliteitsdriehoek. In elk project spelen 4 belangrijke factoren: budget, timing, scope en kwaliteit. Wanneer één van deze aspecten in het gedrang komt, gaat dit steeds ten koste van een andere factor. In een “vast budget, vaste scope” verhaal, wordt er typisch ingeboet op kwaliteit als het einde van het budget nadert, omdat dit pas op termijn zichtbaar wordt. In het “vast budget, flexibele scope” verhaal, kiezen we bewust om de timing, budget en kwaliteit te behouden en te spelen met de opgeleverde scope.