Oncobase

“We hebben een databank nodig en een export naar Brussel”


Met deze vraag begon één van de projecten die een Qframe team realiseerde voor de afdeling Multidisciplinair Oncologisch Centrum Antwerpen (MOCA) van het Universitair Ziekenhuis Antwerpen (UZA).

Ziekenhuizen die zorgprogramma’s voor oncologie en/of diensten voor anatomopathologie hebben, zijn wettelijk verplicht om mee te werken aan een kankerregistratie, onder supervisie van de Stichting Kankerregister. Data van alle kankerbehandelingen in België wordt verzameld en gebruikt om de kansen op kanker, overleving en genezing te berekenen, de soorten kankers in kaart te brengen, en om de gezondheidszorg en research in het kader van kankerbehandeling en opsporing te ondersteunen en te verbeteren.

Om deze data te verzamelen stelt de Stichting Kankerregistratie een webapplicatie ter beschikking waarin de betrokken ziekenhuizen de vereiste data kunnen ingeven. Maar de ziekenhuizen kunnen deze data ook in bulk aanleveren via een vastgelegd bestandsformaat.

En dit brengt ons tot de vraag van het UZA: “We hebben een databank nodig en een export naar Brussel”.

Enerzijds moet het UZA als één van de betrokken ziekenhuizen in dit kader dus op geregelde tijdstippen data aanleveren aan het Kankerregister, anderzijds wenst het UZA naast de verplichte data ook andere relevante data te registreren om deze te kunnen gebruiken voor eigen analyses.

Het UZA is erkend als referentiecentrum binnen een netwerk van Antwerpse en Waaslandse ziekenhuizen voor de complexe chirurgie van pancreas en slokdarm, en neemt de leiding op in dit project. Ook een aantal andere ziekenhuizen stappen hierin mee en zullen gebruik maken van deze nieuwe Oncobase toepassing.  

Aan Qframe de vraag om een applicatie te bouwen waarin de data op een makkelijke en intuïtieve manier kan geregistreerd worden en waaruit de nodige data op geregelde tijdstippen kan aangeleverd worden aan de Stichting Kankerregister.

Het project gaat van start met een vast Qframe team. Een vast team omdat de teamleden samen van het ene project naar een ander project gaan. De teamleden kennen elkaar door en door, en zijn op elkaar ingespeeld. Zo’n Qframe team omvat meerdere rollen zoals ontwikkelaars, een technisch architect, een Scrum Master, een project manager, een functioneel analist en een tester. Soms zijn deze rollen gecombineerd bij één persoon, soms is een rol verdeeld over meerdere teamleden.

Binnen de Scrum context spreken we in plaats van een functioneel analist ook over een Proxy Product Owner. Iemand die de Product Owner in het project zal bijstaan met de analyse en het beheren van de backlog met stories die de verschillende te bouwen onderdelen voorstellen. Omdat al deze rollen aanwezig zijn in het team, kunnen we dan ook een project van A tot Z uitvoeren.

Langs de kant van het UZA wordt de Product Owner rol opgenomen door Annick en Tita van de MOCA-afdeling. De Product Owner bepaalt wat er moet gebouwd worden, en welke onderdelen prioriteit krijgen in overeenstemming met het beschikbare budget en de vereiste timing.

Een eerste stap is om high level in kaart te brengen en te begrijpen wat er gebouwd moet worden en hoe we die meerwaarde kunnen realiseren voor de klant en de gebruikers.

Aan de hand van een storymap brengen we op een visuele en overzichtelijke manier alle nodige onderdelen van de applicatie in kaart. Dit passen we wel vaker toe om de klant en gebruikers te helpen in de opbouw van een toepassing en het verduidelijken van de requirements. Het handige is dat deze storymap meteen ook de bron is van onze user stories die we op de backlog zetten voor het development team, en bovendien gesynchroniseerd wordt met de ontwikkelstatus uit onze backlog. Zo kan de klant constant de voortgang van de verschillende stories opvolgen en ook een visueel overzicht van het grotere plaatje behouden: welke onderdelen zijn klaar, met welke delen is het ontwikkelteam bezig, wat moet er nog gemaakt worden, ….

Het kankerregister heeft invulformulieren opgesteld over welke data in welke omstandigheden moeten ingevuld en aangeleverd worden, en hoe die data eruit moet zien. Die formulieren zijn opgebouwd uit vragen en mogelijke antwoorden, en dan afhankelijk van het antwoord weer een andere vraag met opnieuw mogelijke antwoorden, enzovoort. Er zit dus heel wat logica en validatie achter die formulieren. Op basis hiervan hebben we mockups getekend die aan de klant een goed beeld geven hoe de schermen van de applicatie er gaan uitzien en ook hoe de schermen en velden zich zullen gedragen.

Het was belangrijk om dit zo visueel mogelijk voor te stellen omdat de gebruikers geen IT-technische achtergrond hebben of ervaring met de ontwikkeling van IT-applicaties. Hierdoor verkregen we ook een grotere betrokkenheid van de gebruikers.

Het ontwikkelteam is aan de slag gegaan volgens de Qframe projectaanpak, waarbij we in 2-wekelijkse sprints stukjes van de applicatie maken die telkens beoordeeld en getest worden door het UZA. Hierdoor kunnen we snel bijsturen waar nodig. De gebruikers kunnen gedurende het ontwikkeltraject de applicatie reeds testen en aanvoelen of dit in lijn ligt met het gewenste resultaat.

We bouwden in het invulformulier van de applicatie een handige navigatie in waarmee snel naar bepaalde onderdelen in het formulier kan gesprongen worden. Er werd voor gezorgd dat bij het opslaan van het invulformulier een validatie wordt uitgevoerd die de ontbrekende velden oplijst maar toch toelaat om onvolledige formulieren al op te slaan.

De ontwikkeling van de applicatie verliep zeer vlot en constructief door de nauwe samenwerking en afstemming met alle betrokkenen.

In een eerste fase was de Oncobase applicatie klaar voor de registratie van Pancreas en Slokdarm. In een tweede fase is er ook een migratie gedaan van een oudere ENETS-applicatie, zodat Oncobase ook voor endocriene tumoren wordt gebruikt. En er is nog uitbreiding mogelijk.

Login scherm en overzicht van de applicatie

Ondertussen zijn er een 25-tal ziekenhuizen die in de Oncobase toepassing data registreren van de betrokken kankerpatiënten en wordt er op geregelde tijdstippen een export gedaan naar het Kankerregister. De data wordt ook gebruikt om zelf inzichten te verwerven en analyses te doen, dit allemaal ter verbetering van de kankerbehandeling en gezondheidszorg.

Veel dank aan Annick en Tita van de MOCA-afdeling van het UZA, Guy Lodewijks, prof. dr. G. Roeyen, dr. M. De Maat en prof. dr. Marc Peeters voor de geslaagde samenwerking en het mooie resultaat dat we samen konden neerzetten.