Hoe wij ervoor zorgen dat softwareprojecten niet mislukken

Bij Qframe werken we volgens het Team-as-a-Service-principe (TaaS): vaste multidisciplinaire projectteams die op elkaar ingespeeld zijn en samen verantwoordelijk zijn voor een softwareproject, van A tot Z.

In deze blog delen we hoe wij dat concreet aanpakken en problemen voorkomen.

Wat is TaaS?

Bij een Team-as-a-Service werk je niet met losse profielen, maar met een team dat als geheel functioneert. Dat betekent dat we geen ‘bodies’ leveren van enkel technische profielen, maar volledige teams waarin alle rollen vertegenwoordigd zijn die belangrijk zijn om deftige software te maken.

Dat maakt een fundamenteel verschil. Het zorgt er namelijk voor dat we verantwoordelijkheid kunnen nemen voor de scope, het budget en de organisatie van een softwareproject. Dat doen we van A tot Z, waardoor we je daarin verregaand kunnen ontlasten. We verwachten enkel dat je ons helder kan uitleggen welk businessproces je geautomatiseerd wil zien. De vertaling naar software nemen wij op.

Eén en ander staat duidelijk uitgelegd op onze website. En als je ook nog deze blogposts over de voordelen van TaaS voor klanten en voor medewerkers even doorneemt, ben je helemaal mee.

Hoe pakken wij dat aan?

We belichten in deze blogpost een aantal topics die we zeer belangrijk vinden.

Teamsamenstelling

We merken dat de meeste collega’s die TaaS aanbieden vooral focussen op het technische aspect van software maken. Ze leveren vooral een team van developers en technisch architecten, geflankeerd door één persoon die alle niet technische taken op zich neemt. Denk aan functionele analyse, scope-en budgetopvolging, testing, organisatie van het team, rapportage, ...

In de praktijk werkt dat niet. Dergelijke taken nemen vaak meer dan de helft van de workload van een softwareproject in beslag en vragen bovendien zeer diverse competenties. Het gevolg is dat zaken blijven liggen en/of dat essentiële taken niet goed worden uitgevoerd wat het succes van het project in gevaar brengt.

Jouw rol als klant

Een veelgemaakte misvatting is dat de klant dan maar een groot deel van die rol moet opnemen. In theorie kan dat, maar in praktijk lukt dat zelden. Niet omdat mensen dat niet willen, maar omdat tijd en ervaring ontbreken.

Dat wil niet zeggen dat klantmedewerkers niet kunnen meedraaien in het team. Integendeel: hun betrokkenheid is net interessant om de juiste context mee te hebben en om kennis op te bouwen die later nodig blijft tijdens de supportfase. Dat hoeft bovendien niet alleen in technische rollen te zijn.

Hét belangrijkste is dat het volledige productieproces goed wordt uitgerold en dat alle taken en rollen die nodig zijn om goeie software te maken, uitgevoerd worden door mensen met de juiste skills. Of die mensen van ons of van de klant komen, maakt niet zoveel uit. We willen zeker niet alles naar ons toetrekken.

Een productieproces? Dat klinkt zo zwaar?

Het woord ‘productieproces’ klinkt misschien zwaar, maar het dekt wel de lading. Door onze jarenlange ervaring weten we dat software bouwen bestaat uit een reeks stappen die op elkaar inspelen. Als je daarin schakels overslaat, creëer je vroeg of laat problemen. We hebben dat helaas zelf ook met schade en schande ondervonden.

Dat betekent niet dat er één rigide manier van werken is. Wat wel vaststaat, zijn de doelen die je wil bereiken. Hoe je daar geraakt, kan variëren. Maar die keuze moet bewust gebeuren en daarna ook consequent worden uitgevoerd.

Dat vraagt discipline. Iets wat vaak onderschat wordt.

De kost van een slechte aanpak

Maatwerksoftware is inderdaad duur, omdat er veel mandagen werk in kruipen. Gelukkig komt AI to the rescue. Daardoor kunnen veel taken binnen het proces sneller worden uitgevoerd. Met hetzelfde team kunnen we dus meer werk verrichten, waardoor het geheel goedkoper wordt.

Maar ook een gedegen projectaanpak loont financieel — daar zijn we rotsvast van overtuigd. We zijn al vaak gevraagd om een mislukt softwareproject terug op de rails te krijgen. Eén van die projecten was zelfs al meermaals opnieuw gestart …

De hoofdoorzaak van een mislukt project is helaas meestal een foute projectaanpak. Vaak moet een groot deel worden herbegonnen omdat er functioneel of technisch een verkeerde basis is gelegd. Dat is niet alleen frustrerend, maar ook bijzonder duur.

Hoe wij starten

Daarom kiezen wij bewust voor een gefaseerde aanpak. We beginnen klein, met als doel elkaar te leren kennen en de context goed te begrijpen. En om langzaam vertrouwen op te bouwen in beide richtingen. Want zonder vertrouwen kan je een klant nooit gelukkig maken.

Een eerste gratis intakegesprek helpt om de vraag scherp te krijgen. Op basis daarvan volgt een beperkte analysefase waarin we de fundamenten leggen. Pas daarna zetten we de stap naar implementatie. Dat traject kan enkele weken duren, maar evengoed maanden of jaren.

Ook die implementatie kan nog opgesplitst worden per functionaliteit. Je kan bijvoorbeeld starten met een zogenaamde MVP (most valuable product): een basisset aan functionaliteiten die je later verder uitbreidt.

Zo zoek je naar eerste stappen die nog niet veel kosten en waarvoor je als klant nog geen te groot commitment moet aangaan terwijl je elkaar nog niet goed kent. Dat geeft rust en een veilig gevoel.

Omgaan met budget & scope

In softwareprojecten verandert scope bijna altijd. Veranderende noden en voortschrijdend inzicht maken dat onvermijdelijk.

Daarom werken wij het liefst met een model van 'fixed price, variable scope', waarbij het budget vastligt, maar de invulling kan evolueren. Zo kunnen we onderweg bijsturen en blijven focussen op wat echt waarde oplevert.

Het doel is om op het einde van het traject de functionaliteiten met de meeste businesswaarde op te leveren. Dat wil zeggen dat we soms nieuwe functionaliteiten vastleggen en andere laten vallen. Het budget blijft hetzelfde, maar we passen ons aan naarmate de noden van het project evolueren.

Wat we keer op keer zien, is dat succesvolle projecten gebouwd zijn op vertrouwen tussen ons en de klant. Zonder vertrouwen wordt samenwerking moeilijk. Daarom investeren we daar bewust in vanaf de eerste stap.

Eens praten?

Benieuwd of Team-as-a-Service ook het antwoord is op jouw softwareproject? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. We luisteren graag naar je uitdagingen en beloven je eerlijk advies — ook als blijkt dat onze aanpak niet de juiste is voor jouw context.