Hebben stuurgroepen nog een plaats in een Agile wereld?

In de klassieke ‘Waterfall’-aanpak kregen stuurgroepen een centrale rol: ze bewaakten het budget, bepaalden de scope (en eventuele wijzigingen) en droegen de eindverantwoordelijkheid voor het projectresultaat. Deze groepen bestonden vaak uit een brede mix van stakeholders – ook mensen die niet rechtstreeks baat hadden bij de applicatie, maar wel een belangrijke stem hadden in de context: juridische, financiële, marketing- of beleidsmatige profielen, bijvoorbeeld.

Toch kregen stuurgroepen vaak een slechte reputatie. Ze bemoeiden zich soms met de inhoud – de scope van de applicatie – terwijl ze daar net het minst geschikt voor waren. Dat leidde niet zelden tot frustratie en mislukte projecten.

Enter Agile: de Product Owner als centrale figuur

In Agile werken we met een Product Owner die de belangen van alle stakeholders vertegenwoordigt. Die persoon is verantwoordelijk voor de scope en de backlog. Dat roept de vraag op: hebben we in Agile nog stuurgroepen nodig? Gaat dat niet in tegen het principe van de Product Owner als ‘master of the scope’?

De praktijk is genuanceerder

In realiteit merken we dat er wél nood blijft aan een orgaan dat de bredere context bewaakt – zeker bij grotere of complexere projecten. Noem het een contextgroep, program board, of gewoon nog steeds een stuurgroep.

De rol van zo’n groep is niet om de inhoud te bepalen, maar om de Product Owner te ondersteunen bij het bewaken van de bredere applicatiecontext. Denk aan domeinen zoals:

• Beveiliging: Wordt OWASP gevolgd? Is de authenticatie correct opgezet?
• Toegankelijkheid: Is de applicatie bruikbaar voor mensen met een beperking?
• Juridische conformiteit: Wordt de privacywetgeving nageleefd? Zijn documenten rechtsgeldig?
• Externe communicatie: Wordt de buitenwereld correct geïnformeerd? Zijn er blogs, demo’s, presentaties?

Deze groep stelt vragen, geeft advies en bewaakt randvoorwaarden die buiten de directe scope van de gebruikers vallen. En ja, ook in Agile zijn tijd, budget en scope nog steeds realiteiten. De stuurgroep kan dus ook een klankbord zijn wanneer de Product Owner met die projectdriehoek worstelt.

Werkt dit ook in de praktijk? Jazeker.

Bij Qframe passen we dit met succes toe, bijvoorbeeld in het project Woningkwaliteit bij Wonen Vlaanderen. Daar komt maandelijks een stuurgroep samen met vertegenwoordigers van o.a.:

• Andere Vlaamse overheidsinstellingen
• Informatie Vlaanderen
• Het kabinet Wonen
• Veiligheidsconsulenten

Deze mensen zijn geen eindgebruikers, maar ze zijn cruciaal om de context te bewaken. Dankzij hun input houdt de applicatie niet alleen rekening met de noden van Wonen Vlaanderen, maar ook met bredere maatschappelijke en wettelijke vereisten.

De stuurgroep kijkt mee naar zaken zoals:

• Nieuwe Europese toegankelijkheidsregels
• Privacy en beveiliging
• Digitale handtekeningen
• Integratie met het MAGDA-platform
• OSLO-standaarden
• En uiteraard: het budget

Conclusie

Ook in een Agile context is er ruimte – en zelfs nood – aan een stuurgroep. 
Niet om de inhoud te bepalen, maar om de context te bewaken en de Product Owner te ondersteunen. Mits een duidelijke rolverdeling kan dit perfect samengaan met de Agile principes en bijdragen aan het succes van het project.