23 May 2017

Hoe sprint retrospectives boeiend en productief houden ?

In een vorige blog zijn we dieper ingegaan op veel gehoorde excuses om geen sprint retrospective te houden. In dit artikel belichten we enkele formats en tips die jullie kunnen helpen om die sprint retrospectives zinvol, boeiend en productief te maken en te houden.

Het einde van een sprint nadert, de laatste stories worden nog afgewerkt en de voorbereiding voor de sprint demo is volop bezig. Je werpt een blik op de agenda en ziet dat er ook een sprint retrospective aankomt. In onze vorige blog bleek al dat er eigenlijk geen excuses zijn om geen retrospective te houden, maar toch overvalt jou een gevoel van ‘help, weer een saaie retrospective waarmee niets wordt gedaan, die niets bijdraagt noch boeiend is’.

Alvast niet iets om naar uit te kijken. Of kan het misschien anders ?

Het doel van een retrospective is niet een zoveelste meeting, maar een moment van reflectie om steeds beter te worden. Het is dan ook belangrijk dat iedereen openstaat voor elkaars input om hieruit lessen te trekken. Een sfeer van transparantie en respect voor elkaar is een must, ook als er minder aangename dingen worden geuit. Maar een retrospective is niet enkel kommer en kwel. Ook de dingen die goed gingen moeten aan bod kunnen komen, want uit die positieve elementen put het team de kracht om verder te doen, en te blijven verbeteren.

Kritiek en negatieve opmerkingen zijn er niet om iemand aan te vallen, maar om er iets mee te doen en er lessen uit te trekken. Anders kunnen we onszelf als team niet verder verbeteren. Kritische bemerkingen inslikken en niet op tafel gooien helpt alvast niet om tot een productieve retrospective te komen. Zo gaan we niet vooruit, en blijven negatieve dingen en gevoelens verder sluimeren doorheen het project.

Enkele formats van retrospective:

  • Start (doing), Stop (doing), Keep (doing): een veel gebruikte en eenvoudige formule, die kan aangevuld worden met 2 extra dimensies: ‘Do more’ en ‘Do less’, waarmee je toch wat extra nuance kan leggen om een aantal zaken meer of minder te doen.
  • Glad, Mad, Sad, Scared: Met ‘scared’ breng je ook een tijdsdimensie in deze format, omdat je hiermee ook mogelijke risico’s voor de toekomst naar boven brengt, dingen waar men bang voor is.
  • 4-vragen retro:
    ‘Wat ging goed?’ : de positieve elementen aan bod laten komen
    ‘Wat ging niet zo goed ?’: ook minder positieve dingen naar boven brengen
    ‘Wat heb ik geleerd ?’: wat hebben we geleerd over onze werkwijze, of over iets dat we toegepast hebben
    ‘Waarover pieker ik nog ?’: hiermee kunnen vragen, bezorgdheden, twijfels, mogelijke risico’s geuit worden
    Deze 4 vragen geven inzicht in wat er gebeurd is en hoe het verlopen is. De volgende stap is op basis hiervan verbeter- en actiepunten te identificeren.
  • De retrospective meeting eens in een andere omgeving houden, of een ander teamlid de retrospective in goeie banen laten leiden, kan ook eens leuk zijn en het boeiend houden.
  • Diverse ‘funny’ formats die een extra boost geven aan je retrospective en ook de teamsfeer bevorderen: ‘Hero Journey’, ‘One word before leaving’, ‘Pleasure and gain’, ‘Speed car’, ‘Hot air balloon’, ‘Candy love’, ‘Word Cloud’, …

De retrospective meeting moet ook productief zijn. Terugblikken om beter te worden. Een fout die vaak wordt gemaakt is dat men niets onderneemt met de actie- en verbeterpunten die uit vorige retrospectives komen.

Een ‘Retro radiator’ kan daarbij helpen om zicht te hebben op deze actiepunten en wat ermee gedaan wordt. Een ‘Retro radiator’ geeft visueel weer wat de status is van die actiepunten, waarbij je deze kolommen kan gebruiken:

  • Sprint: om aan te duiden uit welke sprint (retrospective) dit actiepunt komt
  • To Do: actiepunten waarmee nog moet gestart worden
  • In progress: actiepunten waarmee men bezig is
  • Done: actiepunten die opgepakt zijn en voltooid.
  • Waiting: actiepunten waarbij men input of hulp nodig heeft van iemand anders om ze te voltooien

Elk kaartje (actiepunt) wordt aan iemand toegewezen, zodat iemand verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan. Zo verliezen we onze verbeterpunten niet uit het oog, en wordt er iets mee gedaan.

 

Zoals je merkt, zijn er diverse formats om je retrospective te houden, de ene wat ludieker dan de andere. Het maakt het alvast boeiend voor het team om soms een ander format te proberen. Belangrijkste alvast is dat we als Scrum team de retrospective vastpakken als kans om onszelf verder te verbeteren.

 

Wil je graag nog meer lezen over dit topic, neem dan ook een kijkje op: