05 Apr 2017

10 vaak gehoorde excuses om geen sprint retrospective te doen

Aan de grondslag van het Agile framework ligt het Agile Manifesto met een oplijsting van een aantal belangrijke principes.
Eén van de “Agile Manifesto” principes luidt als volgt: “At regular intervals, the team reflects on how to become more effective, then tunes and adjusts its behavior accordingly.”

Het streven naar continue verbetering is een belangrijke pijler in elk Agile raamwerk. Maar om te kunnen verbeteren moet het team even terugblikken en daaruit lessen trekken. In Scrum is de sprint retrospective de pijler om tot continue verbetering te komen. Het houden van een retrospective is dan ook essentieel in dat streven. Toch zien we nog vaak dat retrospectives weinig aandacht krijgen of als tijdsverspilling worden aanzien.

Daarom overlopen we enkele vaak gehoorde excuses om geen retrospective te houden:
1)      “Wij hebben geen tijd voor een retrospective.”

=> Dit is een slecht signaal. Want als je geen tijd kan uittrekken om even terug te blikken om verder te verbeteren, dan loopt het eigenlijk fout in je project. Dit kan je mogelijks opvangen door korte retrospectives te doen, bijvoorbeeld 2 korte retrospectives in plaats van één per sprint. Zo kan je sneller ontdekken wat er fout loopt en de nodige acties ondernemen, en dat in een ‘korte’ meeting. Zodat ‘geen tijd hebben’ geen excuus meer mag zijn om geen retrospective te houden.

 

2)      “Alles loopt op wieltjes deze sprint, een retrospective is niet nodig.”

=>  Dit klinkt positief. Maar ook als alles op wieltjes loopt, blijft het zinvol om een retrospective te houden en SMART-acties te definiëren om die goede projectwerking aan te houden. Belangrijk zijn dan de items die als ‘To Keep’ worden aangehaald in de retrospective, want dat zijn de acties die het goede projectverloop moeten bestendigen.

 

3)      “De helft van het team was er niet deze sprint, dus een retrospective heeft weinig zin.”

=> Eigenlijk is dit een interessante situatie om eens na te gaan hoe het team werkt bij een onvolledige bezetting. Zo kan je werkpunten bepalen om het even goed of nog beter te doen wanneer zich nog eens een toestand van onvolledige bezetting voordoet.

 

4)      “Onze stakeholders zijn nog niet Agile-minded en zullen de retrospective gebruiken om alleen maar de slechte dingen op tafel te leggen en te klagen. Daarom houden we niet graag een retrospective.”

=>  De retrospective is er om de werking van het Scrum-team te verbeteren. Het resultaat daarvan moet niet buiten het team gecommuniceerd worden. Een waardevolle suggestie is een Agile cursus voor alle of op zijn minst een aantal project-stakeholders, vooral dan met de nadruk op agile prime directive.

 

5)      “Elke retrospective spreken we af om het beter te doen, maar er komt niets van in huis. Dan kunnen we beter stoppen met retrospectives.”

=>  Zeker niet stoppen met retrospectives.  Bedoeling van een retrospective is een terugblik met het team om daaruit verbetervoorstellen en acties te halen. Misschien moet je ze anders aanpakken en zorgen dat verbeteracties worden opgevolgd, uitgevoerd en geëvalueerd. Om effectief te zijn moeten die acties “SMART” zijn. “We gaan het volgende keer beter doen” is niet echt een “SMART”-actie. Maak de actiepunten voldoende concreet en wijs ze toe. En nog belangrijker, volg ze ook op, want anders heeft het weinig zin om afspraken te maken. En evalueer geregeld de status van de actiepunten.

 

6)      “In de retrospective kijk je terug, maar niet vooruit. Dus dit helpt niet om mogelijke problemen in de toekomst te identificeren.”

=>  Met de vaak gebruikte formules ‘Keep, Start, Stop’ en ‘Mad, Sad, Glad’ kijk je vooral terug op het verleden. Maar met een kleine aanpassing aan deze formules lukt het wel. Breidt de formule ‘Mad, Sad, Glad’ uit met ‘Scared’ en je hebt de toekomstdimensie erbij, want ‘Scared’ geeft de gevoelens weer van iets negatiefs dat zich zou kunnen voordoen in de toekomst. Je kan dan acties definieren om deze “Scared” gevoelens aan te pakken, en daarmee inspelen op mogelijke problemen en risico’s in de toekomst. Qframe hanteert vooral deze aangepaste retrospective-formule ‘Mad, Sad, Glad, Scared’.

 

7)      “We zijn nu een aantal sprints bezig, en hebben alles al besproken. Er komt niets nieuws uit de retrospectives.”

=>  Elke sprint geeft nieuwe inzichten, geeft nieuwe context, er is altijd ruimte voor verbetering. Ook projecten die ondertussen reeds langere tijd lopen, hebben nog zinvolle sprint-retrospectives.

 

8)      “Bij onze retrospective zit de Product Owner van de klant en die hoeft niet alles weten. We gaan onze vuile was niet buiten hangen.”

=>  Je vormt één team met de Product Owner. Zorg dat je in een retrospective “SMART”-acties kunt definieren, zodat er geen ‘vuile was’ meer is om te verdoezelen. Het is belangrijk dat er vertrouwen is tussen de Product Owner en de rest van het team, en iedereen openstaat voor kritiek op een respectvolle wijze. Doel is om als volledig team beter te worden.

 

 

9)      “De scrummaster is er niet, we kunnen geen retrospective houden.”

=>  Het is niet omdat de scrummaster er niet is, dat je geen retrospective kan houden. De retrospective is een team gebeuren. De scrum master faciliteert enkel. Bij afwezigheid, kan iemand anders van het scrum-team deze rol oppakken.

 

10)   “Wij doen geen retrospective’s, alles wordt toch al gezegd tijdens de daily stand-up.”

=>  Jouw daily stand-ups verlopen dan niet correct of gaan hun doel voorbij. Stand-ups duren maximaal 15 minuten en je geeft enkel aan wat je gedaan hebt sinds de vorige stand-up, wat je gepland heb te doen tot de volgende stand-up en of er hindernissen en belemmeringen zijn. De typische retrospective-elementen: waarover ben je blij (‘Glad’), wat maakt je minder blij (‘Sad’), wat maakt je kwaad (‘Mad’) en het uitwerken van SMART-verbeteracties horen niet thuis in de daily stand-up.

Zo, dit waren 10 vaak gehoorde excuses om geen sprint retrospective te houden. Onze boodschap is alvast dat er geen enkel excuus valabel is, en dat de sprint retrospective een belangrijke pijler is in de continue verbetering van het scrum-team en het project.

Wil je nog wat tips om je sprint retrospective boeiend en productief te houden, hou dan alvast onze blogs in het oog. In een volgende blog gaan we in op enkele leuke formats voor je retrospective.